Las claves para una gestión de la facturación impecable en tu negocio

Todo negocio, sea una empresa o lo que comienza a hacer un autónomo, vive gracias a las facturas. Son el documento fundamental para poder cobrar por un servicio o un producto, y no solo hay que asegurarse de que cumpla una serie de estándares, sino también de tenerlo correctamente registrado y organizado.

La gestión de la facturación suele ser uno de los puntos débiles de muchos profesionales y organizaciones. Cuando son equipos pequeños, o simplemente unipersonales, el vuelco total por ofrecer el mejor servicio y/o producto al cliente hace que se descuide todo lo relacionado con las facturas, y eso puede implicar serios problemas que se podrían evitar fácilmente. ¿Cómo? Con estos consejos que traemos.

5 consejos para una gestión de la facturación perfecta

Cuando un negocio está empezando, la facturación es algo que se suele hacer de forma manual. Hay poca clientela y pocas facturas que emitir. Sin embargo, cuando la actividad se multiplica y hay más clientes, más productos o servicios y más plazos que seguir, es muy posible que la situación se descontrole.

Pero eso se puede evitar, y solo es necesario seguir las pautas que vamos a explicar aquí. Con estas cinco claves podrás asegurarte de que la gestión de facturas en tu negocio es impecable y se adapta por completo a las leyes actuales:

Usa un software que automatice la facturación

Todo negocio, por pequeño que sea, debe contar con un software de contabilidad que permita facturar. Es una herramienta indispensable para organizar ingresos y gastos, tener información clave en tiempo real y evitar posibles errores al emitir o cobrar facturas. Además, se actualiza para asegurarse de que siempre cumplas las normativas vigentes.

Para esto, puedes recurrir a sistemas de emisión de facturas verificables como Verifactu, una herramienta ideal para autónomos y pequeñas empresas en España que buscan gestionar su facturación de manera fácil y eficiente. Se adapta a las necesidades de tu negocio y clientela para que puedas despreocuparte.

Facilita varias opciones de pago

Una forma de evitar los pagos fuera de plazo es facilitar diferentes métodos de pago, sobre todo que sean online. En la actualidad, no solo se permite pagar mediante transferencia, se puede optar por plataformas como PayPal, el pago con tarjetas o incluso Bizum. Todo esto da facilidades a los clientes.

De hecho, las plataformas de facturación más modernas suelen incluir el acceso a los métodos de pago en las facturas que emiten, automatizándolo todo para que el cliente pueda hacer el pagó rápida y sencillamente.

Programa recordatorios de pago

A pesar de las facilidades, pueden surgir casos en los que los pagos queden pendientes. Por eso, es muy importante emitir la factura cuanto antes y con el plazo de fin de pago lejano. De este modo, en caso de no realizarse pronto, se pueden enviar recordatorios programados previamente mediante tu herramienta de facturación.

Así, puedes olvidarte de hacer un seguimiento manual teniendo la certeza de que el cliente está siendo informado en caso de impago. Lo normal es hacerlo varios días antes del vencimiento y, si este se produce, tres días después del fin de plazo, avisando de los posibles recargos si se tarda más.

Haz un registro organizado de las facturas

Las facturas son una pieza indispensable de los libros de contabilidad, y además deben contar con una organización propia y bien estructurada. Esta es una tarea que los programas de facturación modernos facilitan enormemente, ya que cuentan con informes que muestran rápidamente las fechas e importes de las facturas pagadas, las vencidas o las pendientes.

Con un registro organizado de tu facturación tienes a mano toda la información necesaria en caso de tener que realizar alguna auditoría, o simplemente a la hora de presentar los modelos mensuales, trimestrales y/o anuales correspondientes con las administraciones.

Usa la facturación recurrente

Si tienes clientes fijos a los que siempre cobras lo mismo, sea porque han pagado una suscripción a tus servicios o el mismo producto de forma periódica, lo más sencillo es utilizar un sistema de facturación recurrente.

Con este solo tienes que establecer el producto o servicio, su correspondiente importe y la periodicidad con la que se debe emitir la factura y establecer el cobro. De este modo, evitas posibles olvidos, errores y problemas habituales a la hora de facturar de forma más tradicional. Es una solución tan práctica como rápida.

Como habrás podido observar, hay una gran diferencia en cualquier negocio que use un buen software de facturación frente a uno que no lo usa. Estas herramientas se han vuelto imprescindibles por cómo agilizan y simplifican todo lo relacionado con las facturas y, de hecho, han llegado a volverse obligatorias en muchos casos. Si no has dado el paso ya, debes hacerlo cuanto antes.

La tecnología ha facilitado enormemente todo lo relacionado con la gestión de las empresas, desde sus procesos más específicos hasta algo tan básico y fundamental como es la facturación.