8 claves para hacer una reunión de trabajo eficaz

«La atención es un recurso escaso, así que usémosla con cariño e inteligencia». La advertencia la hace Manel Fernandez Jaria, psicopedagogo y especialista en coaching de empresas. Traducido a minutos, 45 como máximo y un margen extra de otros 10. «Más allá de ese tiempo la gente empieza a cansarse». Se ve en las caras, en la mirada de reojo al móvil, en un bostezo que no se puede reprimir y en que «ya no hay ideas nuevas». O lo que es peor «cuando la gente centra sus esfuerzos en desmontar las ideas de los demás es que hay que acabar la reunión».

No se atreve Manel a poner un tope de asistentes, pero la recomendación es «solo los necesarios, ni uno más». Y cita a dos 'gigantes' con mucha plantilla. «Amazon tiene la regla de no convocar a reuniones a más gente de la que puedan alimentar dos pizzas. Y Google dice que no se deben reunir nunca más de diez personas. Y que todas deben tener voz y voto en igualdad de condiciones».

Esto depende más bien de si uno está activo por a mañana o por la tarde. Partiendo de que usted pertenece al primer grupo y entre a trabajar a las ocho de la mañana, la hora más indicada para celebrar una reunión sería «entre las ocho y las doce». «Curiosamente la gente emplea esas horas en mirar el correo electrónico, mirar redes sociales... Y a media mañana, cuando el cerebro está más agotado se ponen con el Excel y hay que hacerlo al revés».

Cada vez que Manel dinamiza una reunión lo primero que hace es mandar callar a los asistentes. Literalmente. «Dos minutos de silencio para hacer tres respiraciones profundas». Dice que cuando lo propone por primera vez «a la gente no le llega la camisa al cuello, les suena raro», pero que a la tercera vez «ya le han pillado el rollo». Logra con eso «una atención plena» y funciona «tanto con directivos como con operarios». «Mucha gente me ha dicho después: ¡Qué buena idea! Cómo no se nos ha ocurrido antes algo tan sencillo como meter oxígeno al cerebro», que eso es lo que hacemos con las respiraciones».

La figura es más que ilustrativa. «Hay que definir quién dirige la reunión. No tiene por qué ser el jefe, puede ser un compañero. De hecho es recomendable que todos los trabajadores pasen por esa tarea de repartir juego». La tarea de este 'sherpa' empieza mucho antes de la hora de la reunión. «Lo primero que debe hacer el pasar el filtro de las tres 'pes': pensar si es necesario convocarla o hay otro medio más eficaz, pensar si vale la pena convocar a tanta gente y pensar la idea o las ideas a concretar».

«Si entras con el móvil no estás a lo que estás». Así que el teléfono fuera, o apagado. «No vale con que te llamen y pidas disculpas por salir a hablar fuera. Eso ralentiza las reuniones». Levantarse, como mucho al baño. «No se puede decir: 'Esperad que voy a coger un archivo al ordenador'. Hay que llevarlo ya preparado».

Sugiere el especialista recordar al comienzo de la reunión que aquello no es una batalla de egos, sino un trabajo en equipo. «Mencionar dos o tres valores corporativos hace que reconectemos con el por qué de la reunión. No estamos ahí para imponer nuestra opinión ni reforzar nuestro ego».

La reunión no acaba cuando se cierra la puerta, sino cuando todos los asistentes reciben un email con los acuerdos «por escrito, detallando responsables y plazos de entrega».